Mẫu văn bản là gì


 
Mẫu văn bản là gì?

Mẫu văn bản với các tên gọi khác như biểu mẫu, mẫu biểu, biểu mẫu văn bản, văn bản mẫu, form, bộ hồ sơ mẫu, mẫu pháp lý, tài liệu mẫu… được sử dụng rất phổ biến như một tiện ích không thể thiếu trong lĩnh vực hành chính văn phòng cũng như trong cuộc sống dân sự nói chung. Mặc dù vậy, đến nay vẫn chưa có một nghiên cứu hoàn chỉnh mang tính học thuật về Mẫu văn bản. Trong khuôn khổ bài viết này, người viết chỉ đưa ra một số lý giải sơ bộ về Mẫu văn bản với kỳ vọng giúp người đọc có thể hiểu phần nào về bản chất của Mẫu văn bản và có định hướng đúng đắn khi sử dụng Mẫu văn bản.

Trong cuộc sống và công việc của chúng ta, do nhu cầu lưu giữ và truyền đạt thông tin giữa người này với người khác nên có rất nhiều thứ đòi hỏi phải thể hiện thành văn bản. Văn bản thời xa xưa có thể là vách đá và ngày nay là tệp điện tử.

Văn bản được cấu thành từ hai phần là phần vật chất chứa thông tin và phần thông tin. Thông tin trong văn bản là tập hợp có hệ thống các ký tự và hình ảnh có nghĩa được chúng ta sắp xếp theo trật tự phù hợp với logic của tư duy nhằm truyền đạt tư tưởng của con người với nhau. Xét về tổng thể, văn bản luôn mang tính điển hình, hoàn chỉnh và chuẩn mực hay nói cách khác văn bản là kết quả từ sự nỗ lực sáng tạo của con người trong việc sắp xếp ngôn ngữ để diễn đạt tư tưởng.

Theo đó, chúng ta cũng đã biết là tâm lý con người một mặt có xu hướng kế thừa, tham khảo, bắt chước những cái đã có, nhưng mặt khác lại có xu hướng sáng tạo, nâng cấp cái đã có, thậm chí sáng tạo hoàn toàn mới. Và trong trường hợp này, chính xu hướng tham khảo, bắt chước văn bản đã có trước đó là cơ sở cho sự tồn tại của cái gọi là Mẫu văn bản (form).

Từ đây, có thể hiểu Mẫu văn bản là cái đại diện cho các thuộc tính như tính tiền lệ, điển hình, định khung, áp dụng nhiều lần để trên cơ sở đó người sử dụng mẫu tiếp tục bổ sung, hoàn chỉnh hoặc sáng tạo văn bản mới mà không phải là sự áp dụng máy móc, dập khuôn. Cũng xuất phát từ đặc tính của mẫu là tính tiền lệ - tính Mẫu, tính có trước, tính định Khung - nên Mẫu văn bản cần được phân biệt với Tài liệu nói chung không mang tính Mẫu, tính định Khung. 

Về phân loại, xét theo tiêu chí tính pháp lý thì Mẫu văn bản có thể  được phân làm hai loại là Mẫu văn bản pháp lý và Mẫu văn bản phi pháp lý. Loại Mẫu văn bản pháp lý là loại do cơ quan nhà nước ban hành kèm theo các văn bản pháp lý và áp dụng mang tính bắt buộc; Loại Mẫu văn bản phi pháp lý là loại không phải do cơ quan nhà nước ban hành và không mang bắt buộc áp dụng nên có thể được biên soạn tuỳ biến sao cho phù hợp với nhu cầu cụ thể. Trên thực tế, loại Mẫu văn bản phi pháp lý chiếm đa số.

Như vậy, không thể phủ nhận tính tiện ích cao và tính tiết kiệm thời gian của Mẫu văn bản. Tuy nhiên, đối với các văn bản mang tính pháp lý như Hợp đồng, Điều lệ, Quy chế… thì Mẫu văn bản không đơn thuần là một biểu mẫu thuần tuý mà là một văn bản pháp lý. Vậy để tránh rủi ro do văn bản bị vô hiệu vì vi phạm luật, nên khi soạn thảo các văn bản mang tính pháp lý chúng ta cần tham vấn Luật sư của mình để đảm bảo tính hợp pháp cho văn bản.

Hệ thống từ khóa liên quan

Nhằm giúp Quý khách có cách hiểu sâu và toàn diện về tên gọi liên quan tới Mẫu văn bản từ đó dễ dàng trong việc tra tìm mẫu bằng các công cụ tìm kiếm trực tuyến, chúng tôi hệ thống các từ khóa thông dụng trong tiếng Việt (bao gồm cả một số từ bằng tiếng Anh) như sau:

Từ khóa cấp 1: Gồm có Mẫu văn bản, Văn bản mẫu, Tài liệu mẫu, Mẫu tài liệu, Biểu mẫu, Mẫu biểu, Biểu mẫu văn bản, Mẫu biểu văn bảnXin lưu ý: Trong từ khóa cấp 1 này, có một dạng Mẫu văn bản đặc biệt là Bộ hồ sơ - còn có tên gọi khác là , Hồ sơ, Hồ sơ mẫu, Mẫu Hồ sơ, Bộ Hồ sơ mẫu, Mẫu Bộ hồ sơ - là nhóm Mẫu văn văn được tổ chức có hệ thống phù hợp với các điều kiện của luật hoặc theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân nào đó. Tuy nhiên, Bộ hồ sơ vẫn chỉ được xếp ở cấp từ khóa cấp 1 vì thực chất Bộ hồ sơ chỉ là tên gọi nhóm của các Mẫu văn bản riêng lẻ tương tự như tên gọi Mẫu văn bản để chỉ các Mẫu văn bản riêng lẻ nói chung; thêm nữa, mặc dù tính hệ thống của tên gọi Bộ hồ sơ được thể hiện rõ ràng ở chữ "Bộ", tuy nhiên, tên Mẫu văn bản cũng hàm chứa tính hệ thống trong nó vì nếu không thì sẽ rất khó hiểu nghĩa nội hàm của Mẫu văn bản.

Từ khóa cấp 2: Thông thường từ khóa cấp 2 được sử dụng tương ứng với tên gọi của các lĩnh vực chuyên biệt khác nhau của đời sống chính trị - kinh tế - xã hội, được phân loại mang tính tương đối: Gồm có Mẫu văn bản Xây dựng, Mẫu văn bản Bất động sản - Đất đai, Mẫu văn bản Pháp lý, Mẫu văn bản Hành chính, Mẫu văn bản Xuất nhập khẩu, Mẫu văn bản Lao động, Mẫu văn bản Đầu tư, Mẫu văn bản Y tế, Mẫu văn bản Khoa học công nghệ, ... các từ khóa này còn được sử dụng rút ngắn theo cấu trúc Mẫu + từ khóa lĩnh vực chuyên biệt, ví dụ như: Mẫu Xây dựng, Mẫu Lao động, Mẫu Đầu tư, Mẫu Đất Đai, ...  

Từ khóa cấp 3: Là để chỉ tên gọi các nhóm Mẫu văn bản được phân nhánh từ các nhóm tên gọi thuộc từ khóa cấp 2. Ví dụ: Trong Mẫu văn bản Đầu tư (thuộc từ khóa cấp 2) được phân nhánh là Mẫu văn bản Đầu tư trong nước, Mẫu văn bản Đầu tư nước ngoài, ... (thuộc từ khóa cấp 3). Xin lưu ý: Ở cấp từ khóa này, tùy thuộc vào mức độ rộng hẹp của từng lĩnh vực chuyên biệt mà có sự phân nhánh chi tiết hơn để trở thành Từ khóa cấp 4, thậm chí cấp 5, ... tuy nhiên để đơn giản hóa nên vẫn xếp vào nhóm từ khóa cấp 3.

Từ khóa cấp 4: Là để chỉ tên gọi của các Mẫu văn bản riêng lẻ như: Mẫu Hợp đồng lao động, Mẫu Hợp đồng mua bán nhà ở, Mẫu Đề nghị đăng ký đầu tư, ...

[!] Xuất phát từ tính dễ hiểu, tính thông dụng và cách phân loại khoa học của Hệ thống từ khóa trên đây, trong trang web này, chúng tôi cũng tổ chức dữ liệu tương ứng với các cấp từ khóa nhằm giúp Quý khách dễ dàng trong việc tìm khiếm mẫu cho công việc của mình.

mauvanban.net